Otomatisasi Workflow

Otomatisasi Workflow adalah fitur yang memungkinkan Admin mendefinisikan aturan sehingga sistem dapat menjalankan aksi secara otomatis berdasarkan event dan kondisi tertentu — tanpa intervensi manual. Dengan fitur ini, setiap kali sebuah event terjadi dan kondisinya terpenuhi, sistem akan langsung mengeksekusi aksi yang sudah dikonfigurasi secara konsisten, memastikan proses operasional berjalan sesuai aturan bisnis yang telah ditetapkan.

Fitur Otomatisasi Workflow hanya dapat diakses oleh pengguna dengan peran Admin. Pastikan hak akses sudah dikonfigurasi sebelum menggunakan fitur ini.

Konsep Dasar

Setiap workflow otomatisasi terdiri dari tiga komponen inti yang harus dikonfigurasi:

Event

Kejadian atau perubahan status yang memicu workflow berjalan. Contoh: tugas dibuat, tugas diperbarui, atau tugas dihapus.

Kondisi

Kriteria yang harus terpenuhi agar aksi dieksekusi. Kondisi dievaluasi setiap kali event terjadi.

Aksi

Tindakan yang dijalankan sistem secara otomatis ketika event terjadi dan kondisi terpenuhi.

Mengakses Halaman Otomatisasi Workflow

Buka Menu Pengaturan

Dari halaman mana pun di CMS, klik menu Pengaturan pada navigasi utama.

Pilih Otomatisasi Workflow

Di dalam menu Pengaturan, pilih Otomatisasi Workflow. Anda akan diarahkan ke halaman daftar workflow otomatisasi.

Halaman Daftar Otomatisasi Workflow

Halaman ini menampilkan semua workflow otomatisasi yang sudah dibuat dalam sistem, lengkap dengan nama workflow, event yang dikonfigurasi, status aktif/nonaktif, serta aksi yang tersedia. Halaman ini memiliki fungsi-fungsi utama berikut:

#	Fungsi	Keterangan
#1	Buat Workflow	Tombol untuk membuat workflow otomatisasi baru
#2	Lihat Detail	Klik nama workflow untuk membuka halaman detail
#3	Ubah	Edit konfigurasi workflow yang sudah ada
#4	Nonaktifkan / Aktifkan	Mengubah status aktif workflow tanpa menghapusnya

Membuat Workflow Otomatisasi Baru

Klik Tombol 'Buat Workflow'

Dari halaman Daftar Otomatisasi Workflow, klik tombol “Buat Workflow” di bagian kanan atas halaman.

Isi Informasi Umum

Pada bagian Informasi Umum, isi detail identitas workflow:

Field	Keterangan	Wajib
Nama Workflow	Nama deskriptif untuk mengidentifikasi workflow ini	✅ Ya
Tipe	Kategori workflow sesuai modul yang dituju (contoh: Tugas)	✅ Ya

Gunakan nama yang jelas dan spesifik, misalnya: “Notifikasi Tugas Baru ke Agen” atau “Eskalasi Tugas Kritikal”, agar mudah diidentifikasi saat daftar workflow semakin banyak.

Pilih Event

Pada bagian Event, pilih kejadian yang akan memicu workflow ini berjalan.Event yang tersedia bergantung pada Tipe yang dipilih sebelumnya. Untuk tipe Tugas, event yang tersedia antara lain:

Event	Keterangan
Tugas dibuat	Workflow berjalan setiap kali tugas baru dibuat di sistem
Tugas diperbarui	Workflow berjalan setiap kali data tugas mengalami perubahan
Tugas dihapus	Workflow berjalan ketika sebuah tugas dihapus dari sistem

Setiap workflow hanya dapat dikonfigurasi untuk satu event. Jika Anda membutuhkan respons terhadap beberapa event berbeda, buat workflow terpisah untuk masing-masing event.

Tambahkan Kondisi

Pada bagian Kondisi, tentukan kriteria yang harus terpenuhi agar aksi dieksekusi.Setiap kondisi terdiri dari tiga elemen:

Elemen	Keterangan
Nama Kondisi	Field atau atribut yang dievaluasi (contoh: Prioritas, Status, Kategori)
Sama Dengan	Operator pembanding yang digunakan untuk evaluasi
Nilai	Nilai spesifik yang dijadikan acuan perbandingan

Menambahkan Kondisi Pertama

Klik tombol ”+ Tambah” untuk menambahkan baris kondisi baru. Isi Nama Kondisi, pilih operator, dan tentukan nilainya.

Menambahkan Kondisi Tambahan (AND)

Untuk menambahkan kondisi kedua dan seterusnya, klik tombol ”+ Tambah” kembali. Semua kondisi yang ditambahkan akan dievaluasi dengan logika AND — artinya seluruh kondisi harus terpenuhi agar aksi dieksekusi.

Menghapus Kondisi

Klik ikon hapus (✕) di sisi kanan baris kondisi untuk menghapus kondisi tertentu. Konfirmasi penghapusan akan muncul sebelum kondisi dihapus.

Setelah dikonfirmasi, kondisi yang dihapus tidak dapat dikembalikan. Pastikan kondisi yang akan dihapus sudah tidak diperlukan sebelum melanjutkan.

Bagian kondisi bersifat opsional. Jika tidak ada kondisi yang ditambahkan, workflow akan langsung mengeksekusi aksi setiap kali event terjadi tanpa evaluasi tambahan.

Tambahkan Aksi

Pada bagian Aksi, tentukan tindakan apa yang akan dijalankan sistem secara otomatis ketika event terjadi dan kondisi terpenuhi.Setiap aksi terdiri dari:

Elemen	Keterangan
Nama Aksi	Jenis tindakan yang akan dieksekusi (contoh: Kirim notifikasi, Ubah status)
Nilai Aksi	Konfigurasi spesifik untuk aksi tersebut

Untuk menambahkan lebih dari satu aksi, klik tombol ”+ Tambah”. Semua aksi yang dikonfigurasi akan dieksekusi secara berurutan ketika workflow terpicu.

Anda dapat mengombinasikan beberapa aksi dalam satu workflow. Misalnya: kirim notifikasi ke agen dan ubah status tugas secara bersamaan dalam satu event yang sama.

Simpan Workflow

Setelah semua konfigurasi selesai, klik tombol “Simpan” di bagian bawah kanan formulir.Sistem akan memvalidasi semua field yang wajib diisi. Jika ada field yang belum lengkap, sistem akan menampilkan pesan error pada field terkait.Setelah berhasil disimpan, workflow baru akan muncul di halaman Daftar Otomatisasi Workflow dengan status Aktif.

Detail Otomatisasi Workflow

Klik nama workflow pada tabel Daftar Otomatisasi Workflow untuk membuka halaman Detail. Halaman Detail menampilkan semua informasi konfigurasi workflow secara lengkap:

Informasi Umum — Nama workflow, tipe, dan status
Event — Event yang dikonfigurasi sebagai pemicu
Kondisi — Daftar semua kondisi yang harus terpenuhi
Aksi — Daftar semua aksi yang akan dieksekusi
Riwayat Eksekusi Workflow — Log daftar waktu dan hasil setiap kali workflow dieksekusi oleh sistem

Riwayat Eksekusi Workflow

Di bagian bawah halaman Detail, terdapat tabel Riwayat Eksekusi Workflow yang mencatat setiap kali workflow ini berjalan.

Kolom	Keterangan
Waktu Eksekusi	Tanggal dan jam ketika workflow dieksekusi
Status	Hasil eksekusi: Sukses atau Gagal

Gunakan riwayat eksekusi untuk memverifikasi bahwa workflow berjalan sesuai ekspektasi, atau untuk mendiagnosis jika ada eksekusi yang gagal.

Mengubah Workflow Otomatisasi

Perubahan konfigurasi workflow dapat dilakukan melalui dua cara:

Via Ikon Edit di Daftar
Via Halaman Detail

Dari halaman Daftar Otomatisasi Workflow, klik ikon Edit (✏️) pada kolom Aksi di baris workflow yang ingin diubah.

Halaman Ubah Workflow menampilkan formulir yang sama dengan formulir pembuatan. Anda dapat mengubah semua bagian konfigurasi:

Bagian	Data yang Dapat Diubah
Informasi Umum	Nama workflow dan tipe
Event	Event pemicu workflow
Kondisi	Tambah, ubah, atau hapus kondisi yang ada
Aksi	Tambah, ubah, atau hapus aksi yang dikonfigurasi

Navigasi ke Workflow yang Ingin Diubah

Temukan workflow di halaman Daftar Otomatisasi Workflow, lalu akses formulir ubah melalui salah satu cara di atas.

Lakukan Perubahan

Ubah data yang diperlukan — Informasi Umum, Event, Kondisi, atau Aksi.

Simpan Perubahan

Klik “Simpan” untuk menyimpan perubahan. Sistem akan memvalidasi ulang semua field sebelum menyimpan.

Mengubah konfigurasi Event atau Kondisi pada workflow yang sedang aktif akan langsung memengaruhi cara sistem mengevaluasi event berikutnya. Pastikan konfigurasi baru sudah benar sebelum disimpan.

Menghapus Kondisi dari Workflow

Saat mengedit workflow, Anda dapat menghapus kondisi yang sudah ada melalui langkah berikut:

Buka Formulir Ubah Workflow

Akses halaman ubah workflow melalui ikon edit di daftar atau tombol ubah di halaman detail.

Klik Ikon Hapus pada Kondisi

Di bagian Kondisi, klik ikon hapus (✕) pada baris kondisi yang ingin dihapus. Dialog konfirmasi akan muncul.

Konfirmasi Penghapusan

Klik “Hapus” pada dialog konfirmasi untuk melanjutkan. Kondisi akan langsung dihapus dari formulir.Sistem menampilkan dua kemungkinan hasil:

Hasil	Keterangan
Kondisi berhasil dihapus	Baris kondisi hilang dari formulir dan workflow dapat disimpan tanpa kondisi tersebut
Kondisi tidak berhasil dihapus	Sistem menampilkan pesan error — periksa apakah kondisi masih dirujuk oleh komponen lain

Simpan Workflow

Setelah kondisi dihapus, klik “Simpan” untuk menyimpan perubahan pada workflow.

Mengubah Event pada Workflow

Jika kebutuhan bisnis berubah, Anda dapat mengganti event pemicu workflow yang sudah ada:

Buka Formulir Ubah Workflow

Akses halaman ubah workflow melalui ikon edit di daftar atau tombol ubah di halaman detail.

Ubah Pilihan Event

Pada bagian Event, klik dropdown dan pilih event baru yang diinginkan. Dialog konfirmasi akan muncul menanyakan apakah Anda yakin ingin mengganti event.

Konfirmasi Perubahan Event

Klik “Ubah” untuk mengonfirmasi penggantian event. Sistem akan memperbarui pilihan event pada formulir.

Mengganti event dapat memengaruhi relevansi kondisi dan aksi yang sudah dikonfigurasi sebelumnya. Tinjau kembali bagian Kondisi dan Aksi setelah mengganti event untuk memastikan konfigurasi masih sesuai.

Sesuaikan Kondisi dan Aksi (Jika Diperlukan)

Jika ada kondisi atau aksi yang tidak lagi relevan dengan event baru, hapus atau perbarui sesuai kebutuhan.

Simpan Workflow

Klik “Simpan” untuk menyimpan seluruh perubahan.

Menonaktifkan dan Mengaktifkan Workflow

Workflow dapat dinonaktifkan sementara tanpa harus dihapus. Workflow yang nonaktif tidak akan memproses event apa pun hingga diaktifkan kembali.

Menonaktifkan Workflow
Mengaktifkan Kembali Workflow

Klik Ikon Nonaktifkan

Dari halaman Daftar Otomatisasi Workflow, klik ikon Nonaktifkan pada kolom Aksi di baris workflow yang ingin dinonaktifkan.

Konfirmasi Aksi

Dialog konfirmasi akan muncul. Klik “Nonaktifkan” untuk melanjutkan.

Status Berubah

Status workflow berubah menjadi Nonaktif. Sistem tidak akan lagi memproses event untuk workflow ini hingga diaktifkan kembali.

Contoh Kasus Penggunaan

Berikut adalah contoh konfigurasi workflow yang umum digunakan:

Notifikasi otomatis saat tugas baru dibuat

Skenario: Admin ingin memastikan agen selalu mendapatkan pemberitahuan segera saat tugas baru dengan prioritas kritikal dibuat.

Komponen	Konfigurasi
Event	Tugas dibuat
Kondisi	Prioritas sama dengan Kritikal
Aksi	Kirim notifikasi ke agen yang ditugaskan

Eskalasi tugas yang melewati deadline

Skenario: Sistem secara otomatis mengubah status atau mengirim peringatan ketika tugas melewati tanggal berakhir tanpa diselesaikan.

Komponen	Konfigurasi
Event	Tugas diperbarui
Kondisi	Status sama dengan Aktif DAN Tanggal Berakhir sama dengan hari ini
Aksi	Kirim notifikasi eskalasi ke supervisor

Konfirmasi otomatis saat tugas selesai

Skenario: Admin ingin sistem secara otomatis mencatat dan memberi tahu tim manajemen setiap kali tugas dinyatakan selesai.

Komponen	Konfigurasi
Event	Tugas diperbarui
Kondisi	Status sama dengan Selesai
Aksi	Kirim notifikasi ke manajer operasional

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah satu workflow bisa memiliki lebih dari satu aksi?

Ya. Anda dapat menambahkan beberapa aksi dalam satu workflow. Semua aksi akan dieksekusi secara berurutan setiap kali event terjadi dan kondisi terpenuhi.

Apa yang terjadi jika workflow tidak memiliki kondisi?

Jika tidak ada kondisi yang dikonfigurasi, workflow akan langsung mengeksekusi aksi setiap kali event yang ditentukan terjadi — tanpa evaluasi tambahan.

Apakah workflow yang dinonaktifkan dapat dihapus permanen?

Saat ini sistem menyediakan opsi nonaktifkan untuk menghentikan sementara workflow tanpa menghapus konfigurasinya. Untuk penghapusan permanen, hubungi tim Administrator sistem Anda.

Bagaimana cara memeriksa apakah workflow sudah berjalan dengan benar?

Buka halaman Detail Otomatisasi Workflow dan periksa bagian Riwayat Eksekusi Workflow di bagian bawah halaman. Tabel ini mencatat setiap kali workflow dieksekusi beserta statusnya (Sukses atau Gagal).

Langkah Selanjutnya

Manajemen Tugas

Pelajari cara membuat dan mengelola tugas lapangan yang menjadi objek utama workflow otomatisasi.

Manajemen Hak Akses

Pastikan hak akses pengguna sudah dikonfigurasi dengan benar agar workflow berjalan sesuai hierarki tim Anda.

​Otomatisasi Workflow

​Konsep Dasar

Event

Kondisi

Aksi

​Mengakses Halaman Otomatisasi Workflow

​Halaman Daftar Otomatisasi Workflow

​Membuat Workflow Otomatisasi Baru

​Detail Otomatisasi Workflow

​Riwayat Eksekusi Workflow

​Mengubah Workflow Otomatisasi

​Menghapus Kondisi dari Workflow

​Mengubah Event pada Workflow

​Menonaktifkan dan Mengaktifkan Workflow

​Contoh Kasus Penggunaan

​Pertanyaan yang Sering Diajukan

​Langkah Selanjutnya

Manajemen Tugas

Manajemen Hak Akses

Otomatisasi Workflow

Konsep Dasar

Mengakses Halaman Otomatisasi Workflow

Halaman Daftar Otomatisasi Workflow

Membuat Workflow Otomatisasi Baru

Detail Otomatisasi Workflow

Riwayat Eksekusi Workflow

Mengubah Workflow Otomatisasi

Menghapus Kondisi dari Workflow

Mengubah Event pada Workflow

Menonaktifkan dan Mengaktifkan Workflow

Contoh Kasus Penggunaan

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Langkah Selanjutnya