Fitur ini tersedia sebagai bagian dari modul Asset Management System (AMS). Pastikan data aset dan produk sudah dikonfigurasi di sistem sebelum membuat tugas yang terhubung dengan aset.
Cara Kerja Fitur Ini
Ketika sebuah tugas dibuat dan dihubungkan dengan aset, sistem secara otomatis:- Mengisi detail aset (nama, tipe, lokasi) berdasarkan data aset yang sudah terdaftar
- Menghitung ulang tanggal servis berikutnya setelah tugas selesai
- Mencatat produk yang digunakan selama pengerjaan ke dalam riwayat inventaris
- Memperbarui riwayat servis aset secara real-time
Pelacakan Aset
Setiap tugas tercatat dalam riwayat servis aset yang terhubung, memudahkan audit dan perencanaan perawatan berikutnya.
Manajemen Inventaris
Produk yang dipakai dalam setiap tugas tercatat otomatis, menjaga stok dan penggunaan inventaris tetap akurat.
Jadwal Servis Otomatis
Tanggal servis berikutnya dihitung ulang secara otomatis setelah tugas selesai berdasarkan interval servis yang dikonfigurasi.
Lokasi Otomatis
Detail lokasi aset terisi otomatis saat aset dipilih, mengurangi risiko kesalahan input dan mempercepat pembuatan tugas.
Membuat Tugas dengan Aset & Inventaris
Pembuatan tugas yang dihubungkan dengan aset dan produk mengikuti alur yang sama seperti pembuatan tugas biasa, namun dengan tambahan langkah pengisian Produk di bagian Info Tugas.Langkah 1 — Info Kontak
Klik Tombol 'Buat Tugas'
Dari halaman Daftar Tugas, klik tombol “Buat Tugas” di bagian kanan atas halaman.
Langkah 2 — Info Tugas & Produk
Pada langkah ini, selain mengisi detail tugas seperti biasa, Anda juga akan menambahkan produk yang digunakan dalam pengerjaan tugas.Isi Detail Tugas
Lengkapi semua field informasi tugas:
| Field | Keterangan | Wajib |
|---|---|---|
| Kategori Tugas | Jenis pekerjaan yang akan dilakukan | ✅ Ya |
| Lokasi | Alamat atau lokasi spesifik yang dikunjungi | ✅ Ya |
| Detail Pekerjaan | Deskripsi lengkap pekerjaan | ✅ Ya |
| Prioritas | Kritikal / Tinggi / Normal / Rendah | ✅ Ya |
| Tanggal & Jam Mulai | Waktu teknisi diharapkan mulai bekerja | ✅ Ya |
| Tanggal & Jam Berakhir | Batas waktu penyelesaian tugas | ✅ Ya |
Tambahkan Produk yang Digunakan
Di bagian bawah form Info Tugas, terdapat seksi Produk. Seksi ini digunakan untuk mencatat produk atau material yang akan digunakan selama pengerjaan tugas.Klik tombol ”+ Tambah Produk” untuk menambahkan produk.Untuk setiap produk, isi informasi berikut:
Untuk menghapus produk yang sudah ditambahkan, klik ikon 🗑️ (hapus) di baris produk yang bersangkutan.
| Field | Keterangan | Wajib |
|---|---|---|
| Produk | Pilih produk dari daftar inventaris | ✅ Ya |
| Jumlah Produk | Kuantitas produk yang digunakan | ✅ Ya |
| Unit | Satuan produk (misalnya: pcs, liter, kg) | ✅ Ya |
Langkah 3 — Info Penugasan
Pilih Agen / Teknisi
Sistem menampilkan daftar Agen/Teknisi yang tersedia. Klik tombol “Pilih” pada teknisi yang akan mengerjakan tugas ini.
Atur Pengaturan Persetujuan
Tentukan apakah laporan tugas ini perlu direview oleh Admin atau Supervisor sebelum dinyatakan selesai.
Jika memilih “Ya”, pilih siapa yang bertanggung jawab sebagai pemeriksa dari daftar pengguna yang tersedia.
| Pilihan | Keterangan |
|---|---|
| Ya | Laporan masuk ke status “Menunggu Persetujuan” dan perlu direview |
| Tidak | Laporan yang dikirim teknisi langsung mengubah status tugas menjadi “Selesai” |
Pemeriksa yang dipilih akan mendapatkan notifikasi otomatis ketika teknisi mengirimkan laporan dan tugas masuk ke status “Menunggu Persetujuan”.
Melihat Detail Tugas Aset & Inventaris
Setelah tugas dibuat, Anda dapat melihat semua informasi terkait aset dan produk dari halaman Detail Tugas.Navigasi ke Detail Tugas
Informasi yang Ditampilkan di Detail Tugas
Halaman Detail Tugas menampilkan informasi lengkap termasuk data aset dan inventaris:Informasi Umum
Informasi Umum
Menampilkan data inti tugas:
- Nama tugas dan kategori
- Status tugas terkini
- Prioritas pekerjaan
- Detail pekerjaan (deskripsi)
- Periode waktu mulai dan berakhir
- Informasi kontak pelanggan
- Lokasi pengerjaan
Agen / Teknisi yang Ditugaskan
Agen / Teknisi yang Ditugaskan
Menampilkan daftar Agen/Teknisi yang ditugaskan beserta status keterlibatan mereka dalam tugas ini.
Produk yang Digunakan
Produk yang Digunakan
Menampilkan daftar semua produk yang tercatat untuk tugas ini, termasuk:
- Nama produk
- Jumlah yang direncanakan
- Unit satuan
- Status penggunaan (jika sudah dikonfirmasi oleh teknisi di lapangan)
Mengubah Tugas dengan Aset & Produk
Perubahan data tugas — termasuk daftar produk — dapat dilakukan melalui dua cara.- Via Ikon Edit di Daftar
- Via Halaman Detail
Dari halaman Daftar Tugas, klik ikon Edit (✏️) pada kolom Aksi di baris tugas yang ingin diubah.Halaman Ubah Tugas terbuka dengan struktur 3 langkah yang sama seperti pembuatan tugas baru.
Data yang Dapat Diubah
| Langkah | Data yang Dapat Diubah |
|---|---|
| Info Kontak | Kontak pelanggan yang terkait dengan tugas |
| Info Tugas | Kategori, lokasi, deskripsi, prioritas, periode waktu, daftar produk |
| Info Penugasan | Agen/Teknisi yang ditugaskan dan pengaturan persetujuan |
Navigasi ke Langkah yang Perlu Diubah
Gunakan tombol “Sebelumnya” dan “Selanjutnya” untuk berpindah antar langkah.
Ubah Data atau Produk
Untuk mengubah produk, pergi ke Langkah 2 — Info Tugas. Di seksi Produk, Anda dapat:
- Mengubah jumlah atau unit produk yang sudah ada
- Menambah produk baru dengan klik ”+ Tambah Produk”
- Menghapus produk yang tidak diperlukan dengan klik ikon 🗑️
Skenario Validasi
Sistem menerapkan validasi tertentu saat menghubungkan tugas dengan produk. Berikut skenario yang mungkin terjadi dan cara penanganannya:Produk Tidak Terhubung ke Tugas Lain
Produk Tidak Terhubung ke Tugas Lain
Kondisi: Produk yang dipilih tidak sedang digunakan di tugas lain yang aktif.Hasil: Produk dapat ditambahkan langsung tanpa hambatan. Penggunaan produk tercatat normal dalam inventaris.
Produk Terhubung ke Tugas Lain yang Sudah Selesai
Produk Terhubung ke Tugas Lain yang Sudah Selesai
Kondisi: Produk yang dipilih sebelumnya sudah digunakan di tugas lain yang berstatus Selesai.Hasil: Produk tetap dapat ditambahkan. Riwayat penggunaan sebelumnya tetap tersimpan dan tidak terpengaruh oleh tugas baru ini.
Produk Terhubung ke Tugas Lain yang Sedang Berlangsung
Produk Terhubung ke Tugas Lain yang Sedang Berlangsung
Kondisi: Produk yang dipilih saat ini sedang terdaftar dalam tugas lain yang berstatus Sedang Berlangsung.Hasil: Sistem menampilkan notifikasi peringatan bahwa produk ini sedang digunakan di tugas lain yang aktif. Anda tetap dapat melanjutkan, namun pastikan stok produk mencukupi untuk kedua tugas tersebut.
Mengubah Kategori Tugas melalui Daftar Kategori
Selain mengubah tugas secara langsung, Admin juga dapat mengelola produk yang terhubung pada tingkat Kategori Tugas — sehingga setiap tugas baru dengan kategori tersebut sudah memiliki konfigurasi produk default.Mengakses Pengaturan Kategori Tugas
Validasi saat Mengubah Kategori
Saat mengubah kategori tugas yang sudah memiliki tugas aktif terhubung, sistem menampilkan konfirmasi tambahan:| Kondisi | Keterangan |
|---|---|
| Tidak terhubung ke tugas lain | Perubahan dapat disimpan langsung tanpa hambatan |
| Terhubung ke tugas lain yang Selesai | Konfirmasi ditampilkan; perubahan berlaku untuk tugas baru ke depan |
| Terhubung ke tugas lain yang Sedang Berlangsung | Konfirmasi ditampilkan; perubahan tidak memengaruhi tugas yang sedang aktif |
Perubahan pada Kategori Tugas hanya berlaku untuk tugas yang dibuat setelah perubahan disimpan. Tugas yang sudah ada tidak terpengaruh.
Konfirmasi Simpan Produk
Setiap kali menyimpan tugas yang memiliki daftar produk, sistem akan menampilkan halaman konfirmasi yang merangkum semua data termasuk:- Informasi kontak pelanggan
- Detail tugas (kategori, lokasi, prioritas, periode)
- Daftar produk beserta jumlah dan satuan
- Agen/Teknisi yang ditugaskan
- Pengaturan persetujuan
Dampak pada Riwayat Servis & Inventaris
Ketika tugas yang terhubung dengan aset dan produk berubah status menjadi Selesai, sistem secara otomatis memperbarui:Riwayat Servis Aset
Tugas yang selesai tercatat dalam riwayat servis aset terkait, lengkap dengan tanggal, teknisi, dan produk yang digunakan.
Tanggal Servis Berikutnya
Sistem menghitung ulang tanggal servis berikutnya berdasarkan interval servis yang dikonfigurasi untuk aset tersebut.
Saldo Inventaris
Jumlah produk yang tercatat dalam tugas dikurangi dari saldo stok inventaris secara otomatis.
Laporan Penggunaan Produk
Data penggunaan produk per tugas tersedia untuk analisis kebutuhan inventaris dan perencanaan pengadaan.
Ringkasan Alur Kerja
Pertanyaan Umum
Apakah saya wajib menambahkan produk saat membuat tugas?
Apakah saya wajib menambahkan produk saat membuat tugas?
Tidak. Penambahan produk bersifat opsional. Anda hanya perlu menambahkan produk jika tugas tersebut memang menggunakan material atau produk dari inventaris. Tugas tanpa produk tetap dapat dibuat dan dijalankan secara normal.
Apa yang terjadi jika stok produk tidak mencukupi?
Apa yang terjadi jika stok produk tidak mencukupi?
Sistem akan menampilkan peringatan saat produk yang dipilih juga sedang digunakan di tugas aktif lain. Namun, sistem tidak memblokir penambahan produk secara otomatis. Pastikan Anda memverifikasi ketersediaan stok secara manual sebelum menyimpan tugas.
Bisakah teknisi mengubah daftar produk dari aplikasi mobile?
Bisakah teknisi mengubah daftar produk dari aplikasi mobile?
Teknisi dapat melaporkan produk yang sebenarnya digunakan saat mengisi checklist dan mengirim laporan di aplikasi mobile. Data aktual penggunaan produk dari lapangan akan tercatat dalam laporan tugas yang dapat direview oleh Admin.
Bagaimana cara melihat riwayat servis suatu aset?
Bagaimana cara melihat riwayat servis suatu aset?
Riwayat servis aset dapat dilihat di modul Asset Management pada halaman detail aset. Setiap tugas yang sudah selesai dan terhubung ke aset tersebut akan tercatat secara kronologis.
Apakah perubahan produk pada tugas yang sedang berlangsung langsung terlihat oleh teknisi?
Apakah perubahan produk pada tugas yang sedang berlangsung langsung terlihat oleh teknisi?
Ya. Perubahan yang disimpan akan langsung memperbarui data tugas yang terlihat oleh teknisi di aplikasi mobile. Disarankan untuk memberitahu teknisi secara langsung jika ada perubahan produk yang signifikan saat tugas sedang berlangsung.
Langkah Selanjutnya
Manajemen Tugas →
Pelajari cara lengkap membuat, menugaskan, dan memantau tugas lapangan di CMS OpteraOne.
Manajemen Kategori Tugas →
Kelola kategori tugas sebagai dasar pengelompokan jenis pekerjaan dan konfigurasi aset default.