Tugas Berulang dibangun di atas alur pembuatan tugas standar. Pastikan Anda sudah memahami cara Membuat Tugas Baru sebelum menggunakan fitur ini, karena langkah-langkah dasar (Info Kontak, Info Tugas, Info Penugasan) tetap berlaku.
Konsep Tugas Berulang
Ketika pengulangan diaktifkan pada sebuah tugas, sistem membuat dua lapisan data secara bersamaan:| Lapisan | Keterangan |
|---|---|
| Pola Pengulangan | Aturan induk yang mendefinisikan frekuensi, interval, dan durasi seluruh seri tugas |
| Tugas Individual | Setiap kemunculan tugas yang dijadwalkan otomatis berdasarkan pola di atas |
Membuat Tugas Berulang
Pengaturan pengulangan dikonfigurasi pada Langkah 2 — Info Tugas selama proses pembuatan tugas.Klik Tombol 'Buat Tugas'
Dari halaman Daftar Tugas, klik tombol “Buat Tugas” di bagian kanan atas halaman.
Langkah 1 — Info Kontak
Cari dan pilih kontak pelanggan dari daftar yang tersedia. Setelah memilih kontak, klik “Selanjutnya” untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah 2 — Info Tugas & Pengaturan Pengulangan
Isi semua detail pekerjaan seperti biasa: Kategori Tugas, Lokasi, Detail Pekerjaan, Prioritas, serta Tanggal & Jam Mulai dan Berakhir.Setelah mengisi detail tugas, aktifkan opsi “Buat Tugas Berulang” di bagian bawah halaman. Pengaturan pengulangan akan muncul.Isi tiga parameter pengulangan berikut:1. FrekuensiTentukan seberapa sering tugas ini berulang.
2. Interval PengulanganTentukan jarak antar kemunculan dalam satuan frekuensi yang dipilih.Contoh: Frekuensi Mingguan + Interval 2 → tugas muncul setiap 2 minggu sekali. Nilai default adalah 1 (setiap unit frekuensi tanpa jeda).3. Durasi Seri (Akhir Pengulangan)Tentukan kapan seri pengulangan ini berakhir. OpteraOne mendukung dua cara:Setelah semua pengaturan pengulangan terisi, klik “Selanjutnya” untuk melanjutkan.
Tanggal & Jam Mulai/Berakhir yang diisi di bagian atas berlaku untuk tugas pertama dari seri pengulangan ini. Sistem akan menghitung jadwal kemunculan berikutnya berdasarkan interval yang Anda tentukan di bawah.
| Pilihan | Keterangan |
|---|---|
| Harian | Tugas berulang setiap hari atau setiap X hari |
| Mingguan | Tugas berulang setiap minggu atau setiap X minggu |
| Bulanan | Tugas berulang setiap bulan atau setiap X bulan |
| Tahunan | Tugas berulang setiap tahun atau setiap X tahun |
| Atur Sendiri | Konfigurasi interval kustom — lihat Mengatur Frekuensi Kustom |
- Berdasarkan Periode
- Berdasarkan Jumlah
Seri berakhir pada tanggal kalender tertentu. Semua tugas antara tanggal mulai seri dan tanggal akhir yang dipilih akan dijadwalkan otomatis oleh sistem.Pilih “Berdasarkan Periode”, lalu tentukan tanggal akhir seri di kolom yang tersedia.
Langkah 3 — Info Penugasan
Tentukan siapa yang akan mengerjakan tugas ini dan apakah perlu persetujuan. Penugasan yang Anda pilih akan berlaku untuk seluruh tugas dalam seri pengulangan.
Pilih Agen / Teknisi
Pilih Agen / Teknisi
Sistem menampilkan daftar Agen/Teknisi yang tersedia. Klik tombol “Pilih” pada Agen/Teknisi yang akan mengerjakan tugas ini.Faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih teknisi:
- Keahlian — pastikan teknisi memiliki skill yang relevan dengan kategori tugas
- Lokasi — pilih teknisi yang berada di area terdekat dengan lokasi tugas
- Kapasitas — perhatikan jumlah tugas aktif yang sudah dimiliki teknisi
Pengaturan Persetujuan
Pengaturan Persetujuan
Tentukan apakah laporan tugas ini perlu direview dan disetujui sebelum dinyatakan selesai.
Jika memilih “Ya”, pilih siapa yang bertanggung jawab sebagai pemeriksa dari daftar pengguna yang tersedia.
| Pilihan | Keterangan |
|---|---|
| Ya | Laporan teknisi akan masuk ke status “Menunggu Persetujuan” dan perlu direview |
| Tidak | Laporan yang dikirim teknisi langsung mengubah status tugas menjadi “Selesai” |
Pemeriksa yang dipilih akan mendapatkan notifikasi secara otomatis ketika teknisi mengirimkan laporan.
Konfirmasi dan Simpan
Setelah semua langkah selesai, klik “Selanjutnya” pada langkah terakhir. Halaman konfirmasi akan menampilkan ringkasan seluruh data termasuk pola pengulangan yang dikonfigurasi.Periksa kembali seluruh data. Jika sudah sesuai, klik “Simpan”.Sistem akan secara otomatis membuat semua tugas sesuai jadwal yang telah didefinisikan. Agen/Teknisi yang ditugaskan akan menerima notifikasi secara otomatis.
Untuk membatalkan proses pembuatan di langkah mana pun, klik tombol “Batal” untuk kembali ke halaman Daftar Tugas. Gunakan tombol “Sebelumnya” untuk kembali ke langkah sebelumnya tanpa kehilangan data yang sudah diisi.
Mengatur Frekuensi Kustom
Jika opsi frekuensi standar (Harian / Mingguan / Bulanan / Tahunan) tidak memenuhi kebutuhan Anda, pilih “Atur Sendiri” pada dropdown Frekuensi untuk mengonfigurasi pola kustom.Pilih 'Atur Sendiri'
Pada dropdown Frekuensi, pilih “Atur Sendiri”. Dialog Atur Sendiri Frekuensi Pengulangan akan muncul di tengah layar.
Isi Parameter Kustom
Dalam dialog ini, tentukan dua hal:
Contoh: Isi “2” dan pilih “Minggu” untuk menghasilkan pola “setiap 2 minggu sekali”.
| Parameter | Keterangan |
|---|---|
| Ulangi setiap | Angka interval pengulangan yang diinginkan |
| Satuan waktu | Pilih: Hari, Minggu, Bulan, atau Tahun |
Melihat Daftar Tugas Berulang
Setelah tugas berulang berhasil dibuat, Anda dapat melihat semua tugas individual yang telah dijadwalkan dari halaman Detail Tugas.Buka Halaman Detail Tugas
Dari halaman Daftar Tugas, klik nama tugas berulang untuk membuka halaman Detail Tugas.
Lihat Tab Pengulangan
Halaman Detail Tugas untuk tugas berulang menampilkan tab tambahan berisi daftar seluruh tugas dalam seri, lengkap dengan:
- Nomor urut tugas
- Tanggal & jam terjadwal
- Status tugas saat ini
- Agen/Teknisi yang ditugaskan
Mengedit Tugas Berulang
Karena tugas berulang terdiri dari banyak tugas, sistem menyediakan pilihan cakupan perubahan setiap kali Anda melakukan pengeditan. Ini memastikan perubahan diterapkan hanya pada tugas yang relevan.Pilihan Cakupan Perubahan
Saat Anda membuka form edit tugas yang merupakan bagian dari seri berulang, dialog “Apa yang ingin diubah?” akan muncul terlebih dahulu.- Tugas Ini Saja
- Tugas Ini & Berikutnya
- Semua Tugas
Perubahan hanya berlaku untuk kemunculan yang sedang dipilih. Semua tugas lain dalam seri — baik sebelum maupun sesudah — tidak terpengaruh.Gunakan opsi ini ketika:
- Jadwal satu kunjungan perlu digeser karena kondisi mendadak
- Teknisi perlu diganti hanya untuk kunjungan tertentu
- Ada catatan atau instruksi khusus hanya untuk satu kemunculan
Langkah-langkah Mengedit
Akses Form Edit
Dari halaman Daftar Tugas, klik ikon Edit (✏️) pada kolom Aksi di baris tugas yang ingin diubah. Atau, buka halaman Detail Tugas → klik tombol “Lainnya” → pilih “Ubah Tugas”.
Pilih Cakupan Perubahan
Dialog “Apa yang ingin diubah?” akan muncul. Pilih salah satu dari tiga opsi cakupan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.Klik “Lanjutkan” untuk melanjutkan ke form edit.
Lakukan Perubahan
Anda akan diarahkan ke form edit 3 langkah (Info Kontak → Info Tugas → Info Penugasan) yang sama dengan saat pembuatan.Navigasi ke langkah yang berisi data yang perlu diubah dan lakukan perubahan.
Jika Anda memilih “Tugas Ini & Berikutnya” atau “Semua Tugas”, pengaturan pengulangan (Frekuensi, Interval, Durasi Seri) juga tersedia untuk diedit sehingga Anda dapat mengubah pola seri ke depan.
Status Tugas Berulang
Setiap tugas mengikuti siklus status yang sama dengan tugas standar:| Status | Warna | Keterangan |
|---|---|---|
| Aktif | Biru | Tugas sudah terjadwal dan siap dimulai oleh Agen/Teknisi sesuai periode waktu |
| Tidak Aktif | Abu-abu | Tugas dinonaktifkan secara manual oleh Admin |
| Sedang Berlangsung | Hijau | Tugas sedang dalam proses penyelesaian |
| Menunggu Persetujuan | Kuning | Laporan dikirim teknisi, menunggu review Admin/Supervisor |
| Selesai | Hijau tua | Tugas selesai — disetujui Admin atau selesai langsung tanpa persetujuan |
| Butuh Perbaikan | Oranye | Admin mengembalikan tugas ini untuk diperbaiki teknisi |
| Ditolak | Merah | Admin menolak laporan tugas ini |
Satu seri tugas berulang dapat memiliki tugas dengan status yang berbeda secara bersamaan. Misalnya, tugas bulan lalu berstatus Selesai, tugas minggu ini Sedang Berlangsung, dan tugas bulan depan masih Aktif — semuanya berjalan secara independen dalam satu pola seri.
Pertanyaan Umum
Apakah semua tugas dibuat langsung saat saya menyimpan tugas?
Apakah semua tugas dibuat langsung saat saya menyimpan tugas?
Ya. Begitu Anda menekan “Simpan” pada halaman konfirmasi, sistem langsung membuat dan menjadwalkan semua tugas sesuai pola yang didefinisikan — baik untuk seri berbasis tanggal (Berdasarkan Periode) maupun jumlah kemunculan (Berdasarkan Jumlah).
Bisakah saya menugaskan teknisi berbeda untuk setiap tugas?
Bisakah saya menugaskan teknisi berbeda untuk setiap tugas?
Apa yang terjadi jika saya mengedit pola pengulangan di tengah seri?
Apa yang terjadi jika saya mengedit pola pengulangan di tengah seri?
Bergantung pada cakupan yang dipilih. Jika memilih “Tugas Ini & Berikutnya”, seri akan dibagi dua: tugas sebelumnya tetap mengikuti pola lama, tugas yang dipilih dan seterusnya mengikuti aturan baru. Jika memilih “Semua Tugas”, seluruh seri akan diperbarui termasuk tugas yang sudah ada.
Apakah teknisi di aplikasi mobile bisa melihat semua jadwal tugas berikutnya?
Apakah teknisi di aplikasi mobile bisa melihat semua jadwal tugas berikutnya?
Teknisi hanya melihat tugas yang sudah ditugaskan kepada mereka. Tugas yang sudah aktif dan terjadwal akan muncul di daftar tugas aplikasi mobile mereka secara otomatis sesuai jadwal masing-masing.
Apakah saya bisa menonaktifkan hanya satu tugas tanpa menghentikan seluruh seri?
Apakah saya bisa menonaktifkan hanya satu tugas tanpa menghentikan seluruh seri?
Ya. Gunakan aksi Nonaktifkan pada tugas individual dari halaman Daftar Tugas. Tugas tersebut akan berstatus Tidak Aktif sementara tugas lain dalam seri tetap berjalan sesuai jadwal.
Langkah Selanjutnya
Manajemen Tugas
Kembali ke panduan lengkap Manajemen Tugas untuk memahami alur kerja tugas standar, review laporan, dan pengelolaan status.
Panduan Aplikasi Mobile
Bagikan panduan ini ke Agen/Teknisi agar mereka siap menerima dan mengerjakan tugas berulang langsung dari lapangan.