> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.opteraone.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Manajemen Tugas Berulang

> Cara membuat dan mengelola tugas yang dijadwalkan secara otomatis berdasarkan pola pengulangan di CMS OpteraOne.

Tugas Berulang memungkinkan Admin mendefinisikan satu pola jadwal yang kemudian digunakan sistem untuk membuat semua kemunculan tugas secara otomatis — tanpa perlu membuat ulang tugas yang sama satu per satu.

Dengan fitur ini, Admin cukup mendefinisikan sekali: **apa** yang dikerjakan, **seberapa sering**, dan **sampai kapan** — lalu sistem menangani penjadwalan seluruh serinya.

<Note>
  Tugas Berulang dibangun di atas alur pembuatan tugas standar. Pastikan Anda sudah memahami cara [Membuat Tugas Baru](/manajemen-tugas) sebelum menggunakan fitur ini, karena langkah-langkah dasar (Info Kontak, Info Tugas, Info Penugasan) tetap berlaku.
</Note>

***

## Konsep Tugas Berulang

Ketika pengulangan diaktifkan pada sebuah tugas, sistem membuat dua lapisan data secara bersamaan:

| Lapisan              | Keterangan                                                                          |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| **Pola Pengulangan** | Aturan induk yang mendefinisikan frekuensi, interval, dan durasi seluruh seri tugas |
| **Tugas Individual** | Setiap kemunculan tugas yang dijadwalkan otomatis berdasarkan pola di atas          |

Pemisahan ini memungkinkan Admin untuk mengubah aturan pola sekaligus untuk semua kemunculan ke depan, atau menyesuaikan satu tugas tertentu tanpa memengaruhi yang lain.

***

## Membuat Tugas Berulang

Pengaturan pengulangan dikonfigurasi pada **Langkah 2 — Info Tugas** selama proses pembuatan tugas.

<Steps>
  <Step title="Klik Tombol 'Buat Tugas'">
    Dari halaman Daftar Tugas, klik tombol **"Buat Tugas"** di bagian kanan atas halaman.
  </Step>

  <Step title="Langkah 1 — Info Kontak">
    Cari dan pilih kontak pelanggan dari daftar yang tersedia. Setelah memilih kontak, klik **"Selanjutnya"** untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

    <Tip>
      Gunakan kolom pencarian untuk menemukan kontak pelanggan dengan cepat jika daftar kontak sudah banyak.
    </Tip>
  </Step>

  <Step title="Langkah 2 — Info Tugas & Pengaturan Pengulangan">
    Isi semua detail pekerjaan seperti biasa: Kategori Tugas, Lokasi, Detail Pekerjaan, Prioritas, serta Tanggal & Jam Mulai dan Berakhir.

    <Note>
      Tanggal & Jam Mulai/Berakhir yang diisi di bagian atas berlaku untuk **tugas pertama** dari seri pengulangan ini. Sistem akan menghitung jadwal kemunculan berikutnya berdasarkan interval yang Anda tentukan di bawah.
    </Note>

    Setelah mengisi detail tugas, aktifkan opsi **"Buat Tugas Berulang"** di bagian bawah halaman. Pengaturan pengulangan akan muncul.

    Isi tiga parameter pengulangan berikut:

    **1. Frekuensi**

    Tentukan seberapa sering tugas ini berulang.

    | Pilihan          | Keterangan                                                                                  |
    | ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- |
    | **Harian**       | Tugas berulang setiap hari atau setiap X hari                                               |
    | **Mingguan**     | Tugas berulang setiap minggu atau setiap X minggu                                           |
    | **Bulanan**      | Tugas berulang setiap bulan atau setiap X bulan                                             |
    | **Tahunan**      | Tugas berulang setiap tahun atau setiap X tahun                                             |
    | **Atur Sendiri** | Konfigurasi interval kustom — lihat [Mengatur Frekuensi Kustom](#mengatur-frekuensi-kustom) |

    **2. Interval Pengulangan**

    Tentukan jarak antar kemunculan dalam satuan frekuensi yang dipilih.

    Contoh: Frekuensi **Mingguan** + Interval **2** → tugas muncul setiap 2 minggu sekali. Nilai default adalah **1** (setiap unit frekuensi tanpa jeda).

    **3. Durasi Seri (Akhir Pengulangan)**

    Tentukan kapan seri pengulangan ini berakhir. OpteraOne mendukung dua cara:

    <Tabs>
      <Tab title="Berdasarkan Periode">
        Seri berakhir pada **tanggal kalender tertentu**. Semua tugas antara tanggal mulai seri dan tanggal akhir yang dipilih akan dijadwalkan otomatis oleh sistem.

        Pilih **"Berdasarkan Periode"**, lalu tentukan tanggal akhir seri di kolom yang tersedia.

        <Tip>
          Gunakan opsi ini jika kontrak atau SLA klien memiliki tanggal berakhir yang jelas — misalnya kontrak maintenance 1 tahun.
        </Tip>
      </Tab>

      <Tab title="Berdasarkan Jumlah">
        Seri berakhir setelah sejumlah **kemunculan tertentu** selesai dibuat. Masukkan angka jumlah kemunculan yang diinginkan di kolom yang tersedia.

        Contoh: Isi **12** untuk membuat 12 tugas secara otomatis.

        <Tip>
          Gunakan opsi ini jika Anda hanya perlu memastikan sejumlah kunjungan terjadwal — misalnya 10 kali inspeksi preventif.
        </Tip>
      </Tab>
    </Tabs>

    Setelah semua pengaturan pengulangan terisi, klik **"Selanjutnya"** untuk melanjutkan.
  </Step>

  <Step title="Langkah 3 — Info Penugasan">
    Tentukan siapa yang akan mengerjakan tugas ini dan apakah perlu persetujuan. Penugasan yang Anda pilih akan berlaku untuk **seluruh tugas** dalam seri pengulangan.

    <AccordionGroup>
      <Accordion title="Pilih Agen / Teknisi" icon="hard-hat">
        Sistem menampilkan daftar Agen/Teknisi yang tersedia. Klik tombol **"Pilih"** pada Agen/Teknisi yang akan mengerjakan tugas ini.

        Faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih teknisi:

        * **Keahlian** — pastikan teknisi memiliki skill yang relevan dengan kategori tugas
        * **Lokasi** — pilih teknisi yang berada di area terdekat dengan lokasi tugas
        * **Kapasitas** — perhatikan jumlah tugas aktif yang sudah dimiliki teknisi

        <Tip>
          Anda dapat menugaskan tugas ke **lebih dari satu** Agen/Teknisi jika pekerjaan memerlukan tim.
        </Tip>
      </Accordion>

      <Accordion title="Pengaturan Persetujuan" icon="clipboard-check">
        Tentukan apakah laporan tugas ini perlu direview dan disetujui sebelum dinyatakan selesai.

        | Pilihan   | Keterangan                                                                     |
        | --------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
        | **Ya**    | Laporan teknisi akan masuk ke status "Menunggu Persetujuan" dan perlu direview |
        | **Tidak** | Laporan yang dikirim teknisi langsung mengubah status tugas menjadi "Selesai"  |

        Jika memilih **"Ya"**, pilih siapa yang bertanggung jawab sebagai pemeriksa dari daftar pengguna yang tersedia.

        <Note>
          Pemeriksa yang dipilih akan mendapatkan notifikasi secara otomatis ketika teknisi mengirimkan laporan.
        </Note>
      </Accordion>
    </AccordionGroup>
  </Step>

  <Step title="Konfirmasi dan Simpan">
    Setelah semua langkah selesai, klik **"Selanjutnya"** pada langkah terakhir. Halaman konfirmasi akan menampilkan ringkasan seluruh data termasuk pola pengulangan yang dikonfigurasi.

    Periksa kembali seluruh data. Jika sudah sesuai, klik **"Simpan"**.

    Sistem akan secara otomatis membuat semua tugas sesuai jadwal yang telah didefinisikan. Agen/Teknisi yang ditugaskan akan menerima notifikasi secara otomatis.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Untuk membatalkan proses pembuatan di langkah mana pun, klik tombol **"Batal"** untuk kembali ke halaman Daftar Tugas. Gunakan tombol **"Sebelumnya"** untuk kembali ke langkah sebelumnya tanpa kehilangan data yang sudah diisi.
</Note>

***

## Mengatur Frekuensi Kustom

Jika opsi frekuensi standar (Harian / Mingguan / Bulanan / Tahunan) tidak memenuhi kebutuhan Anda, pilih **"Atur Sendiri"** pada dropdown Frekuensi untuk mengonfigurasi pola kustom.

<Steps>
  <Step title="Pilih 'Atur Sendiri'">
    Pada dropdown **Frekuensi**, pilih **"Atur Sendiri"**. Dialog **Atur Sendiri Frekuensi Pengulangan** akan muncul di tengah layar.
  </Step>

  <Step title="Isi Parameter Kustom">
    Dalam dialog ini, tentukan dua hal:

    | Parameter         | Keterangan                                             |
    | ----------------- | ------------------------------------------------------ |
    | **Ulangi setiap** | Angka interval pengulangan yang diinginkan             |
    | **Satuan waktu**  | Pilih: **Hari**, **Minggu**, **Bulan**, atau **Tahun** |

    Contoh: Isi **"2"** dan pilih **"Minggu"** untuk menghasilkan pola "setiap 2 minggu sekali".
  </Step>

  <Step title="Klik 'Terapkan'">
    Klik **"Terapkan"** untuk menyimpan konfigurasi kustom dan menutup dialog. Sistem akan menampilkan ringkasan pola yang dipilih di halaman Info Tugas.

    Klik **"Batal"** untuk menutup dialog tanpa menyimpan perubahan.
  </Step>
</Steps>

***

## Melihat Daftar Tugas Berulang

Setelah tugas berulang berhasil dibuat, Anda dapat melihat semua tugas individual yang telah dijadwalkan dari halaman Detail Tugas.

<Steps>
  <Step title="Buka Halaman Detail Tugas">
    Dari halaman Daftar Tugas, klik **nama tugas** berulang untuk membuka halaman Detail Tugas.
  </Step>

  <Step title="Lihat Tab Pengulangan">
    Halaman Detail Tugas untuk tugas berulang menampilkan tab tambahan berisi daftar seluruh tugas dalam seri, lengkap dengan:

    * Nomor urut tugas
    * Tanggal & jam terjadwal
    * Status tugas saat ini
    * Agen/Teknisi yang ditugaskan

    Setiap tugas adalah tugas mandiri yang dapat dikerjakan dan dilaporkan secara independen oleh Agen/Teknisi.
  </Step>
</Steps>

***

## Mengedit Tugas Berulang

Karena tugas berulang terdiri dari banyak tugas, sistem menyediakan pilihan **cakupan perubahan** setiap kali Anda melakukan pengeditan. Ini memastikan perubahan diterapkan hanya pada tugas yang relevan.

### Pilihan Cakupan Perubahan

Saat Anda membuka form edit tugas yang merupakan bagian dari seri berulang, dialog **"Apa yang ingin diubah?"** akan muncul terlebih dahulu.

<Tabs>
  <Tab title="Tugas Ini Saja">
    Perubahan hanya berlaku untuk **kemunculan yang sedang dipilih**. Semua tugas lain dalam seri — baik sebelum maupun sesudah — tidak terpengaruh.

    **Gunakan opsi ini ketika:**

    * Jadwal satu kunjungan perlu digeser karena kondisi mendadak
    * Teknisi perlu diganti hanya untuk kunjungan tertentu
    * Ada catatan atau instruksi khusus hanya untuk satu kemunculan
  </Tab>

  <Tab title="Tugas Ini & Berikutnya">
    Perubahan berlaku untuk **kemunculan yang dipilih dan semua kemunculan setelahnya**. Tugas sebelum kemunculan yang dipilih tidak berubah.

    **Gunakan opsi ini ketika:**

    * Jadwal operasional berubah mulai dari tanggal tertentu ke depan
    * Teknisi perlu diganti untuk sisa seri
    * Pola pengulangan perlu dimodifikasi mulai dari titik ini

    <Note>
      Memilih opsi ini akan memisahkan seri menjadi dua bagian: tugas sebelumnya tetap mengikuti pola lama, tygas yang dipilih dan seterusnya mengikuti aturan baru.
    </Note>
  </Tab>

  <Tab title="Semua Tugas">
    Perubahan berlaku untuk **seluruh seri** — mencakup semua tugas dari awal hingga akhir.

    **Gunakan opsi ini ketika:**

    * Detail tugas dasar (nama, kategori, deskripsi) perlu dikoreksi
    * Teknisi perlu diubah secara menyeluruh untuk semua jadwal
    * Terjadi kesalahan input saat pembuatan awal

    <Warning>
      Memilih **"Semua Tugas"** akan memengaruhi tugas yang sudah selesai dikerjakan, sedang berlangsung, maupun yang akan datang. Gunakan opsi ini dengan hati-hati, terutama jika ada tugas yang sudah dalam status **Sedang Berlangsung** atau **Selesai**.
    </Warning>
  </Tab>
</Tabs>

### Langkah-langkah Mengedit

<Steps>
  <Step title="Akses Form Edit">
    Dari halaman Daftar Tugas, klik ikon **Edit (✏️)** pada kolom Aksi di baris tugas yang ingin diubah. Atau, buka halaman Detail Tugas → klik tombol **"Lainnya"** → pilih **"Ubah Tugas"**.
  </Step>

  <Step title="Pilih Cakupan Perubahan">
    Dialog **"Apa yang ingin diubah?"** akan muncul. Pilih salah satu dari tiga opsi cakupan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

    Klik **"Lanjutkan"** untuk melanjutkan ke form edit.
  </Step>

  <Step title="Lakukan Perubahan">
    Anda akan diarahkan ke form edit 3 langkah (Info Kontak → Info Tugas → Info Penugasan) yang sama dengan saat pembuatan.

    Navigasi ke langkah yang berisi data yang perlu diubah dan lakukan perubahan.

    <Note>
      Jika Anda memilih **"Tugas Ini & Berikutnya"** atau **"Semua Tugas"**, pengaturan pengulangan (Frekuensi, Interval, Durasi Seri) juga tersedia untuk diedit sehingga Anda dapat mengubah pola seri ke depan.
    </Note>
  </Step>

  <Step title="Konfirmasi dan Simpan">
    Setelah selesai, klik **"Selanjutnya"** di langkah terakhir. Periksa ringkasan perubahan pada halaman konfirmasi, lalu klik **"Simpan"**.

    Perubahan akan diterapkan sesuai cakupan yang dipilih secara otomatis.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Mengubah **Tanggal & Jam Mulai/Berakhir** atau **Agen/Teknisi** pada tugas yang berstatus **Sedang Berlangsung** akan mengirimkan notifikasi perubahan secara otomatis kepada Agen/Teknisi yang terlibat.
</Warning>

***

## Status Tugas Berulang

Setiap tugas mengikuti siklus status yang sama dengan tugas standar:

| Status                   | Warna     | Keterangan                                                                    |
| ------------------------ | --------- | ----------------------------------------------------------------------------- |
| **Aktif**                | Biru      | Tugas sudah terjadwal dan siap dimulai oleh Agen/Teknisi sesuai periode waktu |
| **Tidak Aktif**          | Abu-abu   | Tugas dinonaktifkan secara manual oleh Admin                                  |
| **Sedang Berlangsung**   | Hijau     | Tugas sedang dalam proses penyelesaian                                        |
| **Menunggu Persetujuan** | Kuning    | Laporan dikirim teknisi, menunggu review Admin/Supervisor                     |
| **Selesai**              | Hijau tua | Tugas selesai — disetujui Admin atau selesai langsung tanpa persetujuan       |
| **Butuh Perbaikan**      | Oranye    | Admin mengembalikan tugas ini untuk diperbaiki teknisi                        |
| **Ditolak**              | Merah     | Admin menolak laporan tugas ini                                               |

<Note>
  Satu seri tugas berulang dapat memiliki tugas dengan status yang berbeda secara bersamaan. Misalnya, tugas bulan lalu berstatus **Selesai**, tugas minggu ini **Sedang Berlangsung**, dan tugas bulan depan masih **Aktif** — semuanya berjalan secara independen dalam satu pola seri.
</Note>

***

## Pertanyaan Umum

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Apakah semua tugas dibuat langsung saat saya menyimpan tugas?" icon="circle-question">
    Ya. Begitu Anda menekan **"Simpan"** pada halaman konfirmasi, sistem langsung membuat dan menjadwalkan semua tugas sesuai pola yang didefinisikan — baik untuk seri berbasis tanggal (Berdasarkan Periode) maupun jumlah kemunculan (Berdasarkan Jumlah).
  </Accordion>

  <Accordion title="Bisakah saya menugaskan teknisi berbeda untuk setiap tugas?" icon="circle-question">
    Ya. Gunakan opsi edit **"Tugas Ini Saja"** pada masing-masing tugas untuk mengubah penugasan teknisi tanpa memengaruhi tugas lain dalam seri.
  </Accordion>

  <Accordion title="Apa yang terjadi jika saya mengedit pola pengulangan di tengah seri?" icon="circle-question">
    Bergantung pada cakupan yang dipilih. Jika memilih **"Tugas Ini & Berikutnya"**, seri akan dibagi dua: tugas sebelumnya tetap mengikuti pola lama, tugas yang dipilih dan seterusnya mengikuti aturan baru. Jika memilih **"Semua Tugas"**, seluruh seri akan diperbarui termasuk tugas yang sudah ada.
  </Accordion>

  <Accordion title="Apakah teknisi di aplikasi mobile bisa melihat semua jadwal tugas berikutnya?" icon="circle-question">
    Teknisi hanya melihat tugas yang sudah ditugaskan kepada mereka. Tugas yang sudah aktif dan terjadwal akan muncul di daftar tugas aplikasi mobile mereka secara otomatis sesuai jadwal masing-masing.
  </Accordion>

  <Accordion title="Apakah saya bisa menonaktifkan hanya satu tugas tanpa menghentikan seluruh seri?" icon="circle-question">
    Ya. Gunakan aksi **Nonaktifkan** pada tugas individual dari halaman Daftar Tugas. Tugas tersebut akan berstatus **Tidak Aktif** sementara tugas lain dalam seri tetap berjalan sesuai jadwal.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

***

## Langkah Selanjutnya

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Manajemen Tugas" icon="clipboard-list" href="/manajemen-tugas">
    Kembali ke panduan lengkap Manajemen Tugas untuk memahami alur kerja tugas standar, review laporan, dan pengelolaan status.
  </Card>

  <Card title="Panduan Aplikasi Mobile" icon="mobile-screen" href="/aktivasi-pengguna-aplikasi">
    Bagikan panduan ini ke Agen/Teknisi agar mereka siap menerima dan mengerjakan tugas berulang langsung dari lapangan.
  </Card>
</CardGroup>