> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.opteraone.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Alur Kerja Platform > Panduan alur kerja OpteraOne untuk Admin/Manajer (CMS) dan Agen/Teknisi (Aplikasi Mobile). OpteraOne dirancang dengan alur kerja yang berbeda untuk setiap peran. Pahami alur yang sesuai dengan peran Anda sebelum mulai menggunakan platform. *** ## Pilih Alur Kerja Anda Pengguna CMS menjalankan tiga fase utama yang saling berurutan: ```mermaid theme={null} flowchart TD subgraph PHASE1["⚙️ Phase 1 — Setup Awal (One-Time)"] A[Atur Hak Akses] --> B[Buat Kategori Tugas] B --> C[Buat Alur Tugas] C --> D[Buat Checklist Tugas] end subgraph PHASE2["👤 Phase 2 — Onboarding Pengguna"] E[Buat Pengguna Baru] E --> F[Kirim Email Aktivasi] end subgraph PHASE3["📋 Phase 3 — Operasional Harian"] G[Terima Permintaan Layanan] G --> H[Buat Tugas Baru] H --> I[Tugaskan ke Agen/Teknisi] I --> J[Monitor Progres Real-Time] J --> K{Tugas Selesai?} K -- Butuh Review --> L[Review & Setujui Laporan] K -- Langsung Selesai --> M[✅ Tugas Selesai] L --> M end PHASE1 --> PHASE2 PHASE2 --> PHASE3 ``` *** ### Phase 1 — Setup Awal Setup Awal hanya dilakukan **sekali** pada awal implementasi oleh Administrator. Ulangi hanya jika ada perubahan struktur organisasi atau penambahan jenis layanan baru. Mendefinisikan peran (role) dan izin akses (permission) untuk setiap jenis pengguna dalam sistem. **Mengapa penting:** * Hanya pengguna berwenang yang dapat mengakses data sensitif * Setiap peran hanya melihat fitur yang relevan dengan tugasnya * Mencegah kesalahan akibat akses ke fitur yang bukan tanggung jawab mereka **Contoh role:** Administrator, Dispatcher, Supervisor, Teknisi Lapangan 📖 [Panduan Manajemen Hak Akses →](/manajemen-hak-akses) Mengelompokkan jenis-jenis pekerjaan yang akan dikelola dalam sistem. **Contoh kategori:** * Maintenance Korektif * Maintenance Preventif * Inspeksi * Instalasi * Emergency Response **Mengapa penting:** * Standarisasi SLA dan KPI per jenis pekerjaan * Memudahkan perencanaan tenaga kerja dan forecasting 📖 [Panduan Manajemen Kategori Tugas →](/manajemen-kategori-tugas) Mendefinisikan tahapan dan transisi status yang dilalui sebuah tugas dari pembuatan hingga penyelesaian. **Mengapa penting:** * Konsistensi proses di seluruh tim * Visibilitas penuh tentang tahapan setiap tugas * Memudahkan identifikasi jika tugas terhenti di suatu tahap 📖 [Panduan Manajemen Alur Tugas →](/manajemen-alur-tugas) Membuat daftar checklist yang harus diselesaikan dalam setiap pekerjaan, sesuai kategori dan alur tugas. **Contoh checklist Maintenance AC:** * Periksa kondisi filter udara * Bersihkan evaporator coil * Periksa refrigerant level * Dokumentasi dengan foto **Mengapa penting:** * Quality assurance — standar kerja yang konsisten di semua teknisi * Training tool untuk teknisi baru * Mengurangi repeat visits karena pekerjaan selesai total sejak kunjungan pertama 📖 [Panduan Manajemen Checklist Tugas →](/manajemen-checklist-tugas) *** ### Phase 2 — Onboarding Pengguna Dilakukan setiap kali ada **pengguna baru** yang bergabung — karyawan baru, kontraktor, atau partner. Proses pembuatan pengguna mencakup: * Input data pengguna (nama, email, nomor HP) * Penugasan hak akses sesuai posisi dan tanggung jawab * Penentuan tim * Sistem mengirimkan email aktivasi ke pengguna baru secara otomatis 📖 [Panduan Manajemen Pengguna →](/manajemen-pengguna) *** ### Phase 3 — Operasional Harian Dilakukan **setiap hari** oleh Dispatcher atau Manajer Operasional setiap kali ada permintaan layanan baru. Proses pembuatan tugas mencakup: * Info Kontak — pilih pelanggan yang terkait dengan tugas * Info Tugas — kategori, lokasi, deskripsi, prioritas, deadline * Info Penugasan — pilih Agen/Teknisi dan tentukan apakah tugas perlu persetujuan 📖 [Panduan Manajemen Tugas →](/manajemen-tugas) Agen dan Teknisi menjalankan alur kerja harian melalui aplikasi mobile: ```mermaid theme={null} flowchart TD A[📲 Terima Notifikasi Tugas Baru] --> B[Lihat Detail Tugas di Aplikasi] B --> C[Navigasi ke Lokasi Pekerjaan] C --> D[Klik Mulai Tugas] D --> E[Isi Checklist Pekerjaan] E --> F[Kirim Laporan] F --> G{Tugas Butuh Persetujuan?} G -- Tidak --> H[✅ Selesai] G -- Ya --> I{Hasil Review Admin} I -- Disetujui --> H I -- Butuh Perbaikan --> J[Terima Notifikasi Perbaikan] J --> K[Revisi Checklist yang Ditandai] K --> F I -- Ditolak --> L[❌ Ditolak] ``` *** ### Alur 1 — Menerima Notifikasi Tugas Baru Teknisi menerima notifikasi melalui **push notification**, **SMS**, atau **WhatsApp** ketika ada tugas baru yang ditugaskan oleh dispatcher. Informasi yang tampil dalam notifikasi: * Nomor tugas * Kategori tugas * Lokasi pekerjaan * Deadline * Ringkasan pekerjaan Pastikan notifikasi dari aplikasi OpteraOne sudah diaktifkan di pengaturan perangkat Anda agar tidak melewatkan tugas baru. *** ### Alur 2 — Melihat Detail Tugas Buka aplikasi → menu **Beranda** atau **Tugas** → pilih tugas yang tersedia. Informasi yang tersedia di halaman detail tugas: * Nama, nomor, dan kontak pelanggan * Lokasi pekerjaan + tautan ke Google Maps / Apple Maps * Deskripsi detail dan instruksi pekerjaan * Checklist pekerjaan dan dokumen pendukung * Tingkat prioritas tugas *** ### Alur 3 — Navigasi ke Lokasi Klik ikon **Peta** pada halaman detail tugas untuk membuka rute navigasi langsung di Google Maps atau Apple Maps. *** ### Alur 4 — Eksekusi & Dokumentasi Pekerjaan * Ikuti checklist atau instruksi langkah per langkah di aplikasi * Setiap item checklist dapat diceklis, diisi nilai, atau dilampirkan foto * Tambahkan catatan hasil inspeksi atau temuan * Input status masalah jika ada kendala Dokumentasikan setiap tahap pekerjaan dengan foto yang jelas untuk memudahkan audit kualitas dan sebagai bukti penyelesaian pekerjaan. *** ### Alur 5 — Kirim Laporan 1. Pastikan semua checklist sudah terisi 2. Klik **"Kirim Laporan"** Status tugas setelah laporan dikirim: | Kondisi | Status Berubah Menjadi | | ----------------------------- | -------------------------- | | Tugas tidak perlu persetujuan | ✅ **Selesai** | | Tugas perlu persetujuan admin | ⏳ **Menunggu Persetujuan** | *** ### Alur 6 — Menunggu Persetujuan Admin Admin mereview laporan dan memberikan keputusan: | Keputusan Admin | Status Tugas | Tindakan Teknisi | | ------------------ | --------------- | ------------------------------ | | ✅ Disetujui | Selesai | Tidak ada — tugas selesai | | 🔄 Butuh Perbaikan | Butuh Perbaikan | Revisi checklist yang ditandai | | ❌ Ditolak | Ditolak | Tidak ada — tugas ditolak | *** ### Alur 7 — Memperbaiki Pekerjaan Jika status tugas berubah menjadi **"Butuh Perbaikan"**: 1. Terima notifikasi perbaikan 2. Buka detail tugas — lihat checklist mana yang perlu diperbaiki 3. Lakukan revisi pada item yang ditandai admin 4. Kirim ulang laporan *** ### Ringkasan Skenario Alur 1 → Alur 2 → Alur 3 → Alur 4 → Alur 5 → **✅ Selesai** Alur 1 → Alur 2 → Alur 3 → Alur 4 → Alur 5 → Alur 6 → **✅ Selesai** Alur 1 → Alur 2 → Alur 3 → Alur 4 → Alur 5 → Alur 6 → Alur 7 → Alur 5 → **✅ Selesai**